הכנת תוכנית עבודה ולוח זמנים לפרוייקט

בתוכנית העבודה צריך לכתוב באילו שיטות ביצוע אתם מתכוונים להשתמש, באיזה משאבים, ובאיזה לוח זמנים. צריך לפרט בה את האישורים, ההיתרים והתוכניות שלהם תזדקקו מהמזמין ואת המועדים בהם תזדקקו להם. תוך כדי כתיבת תוכנית העבודה תגלו ששיטות ביצוע מסוימות בהן התכוונתם להשתמש אינן ישימות מסיבות שונות ואז תוכלו להחליפן באחרות.

נכון – זה עניין מייגע למדי אבל הרבה יותר זול ומהיר להחליף שיטת ביצוע על הנייר מאשר בשטח.

תוך כדי בניית תוכנית העבודה ייבנה גם לוח הזמנים.

אם לוח הזמנים שלך כולל פעילויות כגון "סלילת כביש A – 4 חודשים" הוא כנראה לא יביא אותך לשום מקום. רמת פרוט נכונה ללוח זמנים לצרכי ביצוע צריכה להיות כזו שאין בה פעילויות הארוכות משבוע אחד. באופן זה תוכל לבדוק את עצמך לפחות אחת לשבוע ולוודא האם אתה עומד בלוח הזמנים ובמידה ואתה צובר פיגור – תוכל לבצע החשות בזמן בו הן עדיין אפשריות.

אם קבעת לפעילויות בלוח הזמנים שלך משכי זמן – אבל לא כתבת את הכמויות שצריך לבצע, אפשר לשער שהטעויות שלך באומדני הזמן הם מסדר גודל של 100%-200% (כן כן...). לא רק זאת - אם לא כתבת את הכמויות – יהיה לך קשה להבחין בכך שעשרים פועלי השלד שהביא קבלן המשנה שלך, אמורים לבצע כ-3 מ"ק ליום לכל אחד, בעוד שבמציאות הם מסוגלים לבצע מ"ק אחד ליום.

הדבר הנוסף שצריך להגדיר בלוח הזמנים הוא את קצב הביצוע המתוכנן של הפעילות. המשך שלה צריך להיות שווה לכמות המחולקת בקצב הביצוע ואליו צריך להוסיף יום אחד של התארגנות.

כעת, אחרי שכתבת תוכנית עבודה ולוח זמנים אתה כבר באמת יודע איך אתה מתכוון לבצע את הפרוייקט. זה הרגע להגיש אותן לאישור המזמין ולקבל את הסכמתו. הסכמה זו תהיה ה-Base Line של הפרוייקט. כעת – כאשר יחולו שינויים במציאות ביחס ל-Baseline, ניתן יהיה לבקש תמורתם תשלום.

נכון – מרבית מנהלי הפרוייקטים אינם יודעים לעשות את מרבית הדברים שתארתי כאן, אבל כמעט כולם יוכלו לעשות אותם אם ישקיעו זמן בלימוד. הסיבה לכך שהלימוד הזה אינו נעשה בהרבה חברות היא תרבות ניהול המבוססת על אדרנלין ולא על תכנון. אפשר לפתור זאת באמצעות חינוך, באמצעות הסתמכות על Outsource או כדומה.