איך מוודאים ששינויים בפרוייקט ייצרו רווח ולא הפסד

מזל טוב – זכיתם בפרוייקט חדש. אם למחרת היום אתם מתחילים לשלוח פקסים על מנת לקבל הצעות מחיר ולנהל מו"מ על מנת להוריד את הספקים וקבלני המשנה שלכם אל מתחת למחירי העלות שלהם – אתם כנראה הולכים להפסיד כסף בפרוייקט.

כדי להרוויח כסף בפרוייקט החדש צריך לעצור את האדרנלין ולהזכיר לעצמך כיצד מרוויחים כסף בעבודות קבלנות. הנקודה הראשונה שיש לזכור היא שעל מנת לזכות במכרז תימחרנו את הפרוייקט בזול ככל האפשר. בעצם –מה שעשינו היה להניח את ההנחות הכי אופטימיות שאפשר לגבי התנהלותו של הפרוייקט הזה – הנחות שיאפשרו לנו שלא להפסיד גם במחירים הנמוכים שאותם הצענו במכרז.

כיוון שהחיים בדרך כלל מתנהלים אחרת, וכיוון שרק חלק מההנחות האופטימיות עתידות להתגשם, הדבר הראשון שצריך לעשות אחרי הזכייה במכרז הינו לייצר מסמכים שמסבירים גם לעצמנו וגם למזמין איך אנחנו מתכוונים לבצע את הפרוייקט שהוגדר במכרז ולהרוויח ממנו. המסמכים האלו הם תוכנית העבודה ולוח הזמנים. הם צריכים להסביר כיצד אנחנו מתכוונים לבצע את הפרוייקט במהירות ובזול.

אם הכנתם לוח זמנים באחר צהריים אחד שהתפנה לכם במקרה, או שילמתם כמה אלפי שקלים ליועץ חיצוני אשר הכין אותו עבורכם – אתם הולכים להפסיד כסף בפרוייקט.

הסיבה לכך היא פשוטה – תוכנית העבודה ולוח הזמנים הם האופן שבו אתם מתכוונים לבצע את הפרוייקט. על מנת להכין תוכנית עבודה ולוח זמנים לפרוייקט שתקציבו עשרות מיליוני שקלים צריך להשקיע כחודש עבודה. אם לא השקעתם את הזמן הזה אז הפרוייקט הוא שינהל אתכם ולא אתם אותו. הסבר מפורט לגבי אופן ההכנה של תוכנית עבודה ולוח זמנים תוכלו למצוא במאמר אחר באתר של רקיע באינטרנט ולכן לא אחזור עליו פה. אחרי שהכנתם את שני המסמכים הללו צריך להפוך אותם לבייסליין – כלומר – לבסיס שבגין כל שינוי וסטייה ממנו ניתן לדרוש תשלום מהמזמין. כיוון שפרוייקטים כמעט לעולם אינם מתנהלים ללא שינויים וסטיות מהתכנון המקורי, ייצור הבייסליין שביחס אליו מוגדרים השינויים הללו, הוא הבסיס לפרוייקט ריווחי.