בקרת מסמכי החוזה, או - איך להפוך את מחלקת הבקרה למרכז רווח עיקרי בחברה קבלנית?

על פי רוב אנשי הבקרה בחברות קבלניות (באותן חברות בהן יש מחלקה כזו...) הם אלה שבאים בסוף הפרוייקט ומספרים למנהל הפרוייקט כמה הוא הפסיד (או, במקרה הטוב – כמה הוא הרוויח...). בהמשך - הם אלו האחראים להצביע על האשמים בהפסד (או ברווח הקטן מידי). ברקיע אנו סבורים שהמידע הזה איננו מידע מועיל ולפיכך קונספט הבקרה שאותו אנו מציעים עוסק אך ורק בנתונים המאפשרים שיפור תוצאות עיסקיות בזמן אמת. על מנת להשיג זאת ממוקדת הבקרה שלנו בנושא עיקרי אחד בלבד: ניהול ובקרת חוזים ושינויים חוזיים. הסיבה לכך היא פרוזאית - שינויים חוזיים הם המקור למרבית הפסדיו של קבלן – כאשר אין הם מנוהלים כיאות, והם אף המקור למרבית רווחיו – כאשר הם מנוהלים היטב. הדבר נובע מכך שכאשר קבלן נאבק על זכייה במכרז הוא מכליל בתמחירו שיעור רווח קטן מאוד, כיוון שאחרת – לא יזכה בעבודה. לעומת זאת – כאשר קבלן מבצע עבודה נוספת, הוא מתמחר אותה בתנאי מו"מ אל מול "לקוח שבוי" ויכול לזכות בשיעור רווח גדול בהרבה. כתוצאה משיעור הרווח הזעום המתקבל מביצוע עבודות החוזה, כל תוספת או שינוי שעל הקבלן לבצע בעבודתו, ואשר בגינו הוא זכאי לתשלום שרמת רווחיותו גבוהה בהרבה, הינו חשוב ומשמעותי מאוד לשרידותו העיסקית, ואילו כל שינוי שהוא מבצע מבלי לקבל עליו תשלום, עלול לקרב אותו לפשיטת רגל.

בניגוד למה שמקובל לחשוב, מספר השינויים החוזיים בפרוייקט הינו גדול מאוד ויכול להגיע לאלפים רבים. למעשה – כל מכתב או הוראה או תכנית שמתקבלים מהמזמין יכולים להיות אך ורק אחד משניים : או – חזרה מדוייקת על הוראות החוזה (ואז הם בעצם חסרי כל חשיבות) או – הוראה לשינוי החוזה – ואז יכול להיות להם ערך כלכלי ניכר. על מנת לזהות ולכמת את השינויים הללו ולזכות את הקבלנים בתשלומים עבורם, מערכת הבקרה שאנו מציעים מכילה מספר נדבכים:

הנדבך הראשון: מערכת ניהול מסמכים ותכתובות המסייעת לשמור ולחפש תוכניות, מסמכים ופסקאות מתוך מסמכים, אשר מתעדים שינויים שנדרש הקבלן לבצע. מאמר מפורט בנושא זה מופיע באתר שלנו בכתובת http://www.rakia-eng.co.il/services/documents-managemant

הנדבך השני – מערכת ניהול לוחות זמנים המסייעת בבקרה של לוח הזמנים בפועל לעומת הלו"ז המתוכנן. מאמר מפורט – ראה באתר בכתובת - http://www.rakia-eng.co.il/articles/schedule-managment

הנדבך השלישי- מערכת ניהול תכולת החוזה – הוא נושאו של מאמר זה.

ניהול תכולת החוזה נעשה על ידי השוואה חוזרת בין כל תוכנית חדשה המגיעה אל הקבלן, וכל הוראת ביצוע הניתנת לו, לבין הוראות החוזה ותוכניות המכרז המקוריות. תהליך השוואה זה צריך לחזור על עצמו בכל פרוייקט ולגבי כל תוכנית או הוראה חדשים, והוא מהווה את ליבו של תהליך ניהול החוזה. בכל פעם שאותר שינוי בין המחויבות החוזית לבין דרישות הביצוע בפועל, אשר מגדיל את עלויות הקבלן, על מנהל החוזה לכתוב דרישה לשינוי חוזה אשר יכולה לכלול הן דרישה כספית והן דרישה להארכת משך ביצוע. מסיבות חוזיות ומשפטיות שונות, כלל זה נותר בעינו גם בפרוייקטים בהם החוזה הינו פאושלי וגם בחוזים בהם נאמר במפורש כי כל תוכנית או הוראת שינוי שיקבל הקבלן לאחר חתימת החוזה לא תהווה בסיס לדרישה כספית כלשהי או להארכת לו"ז.

על מנת לייעל את עבודת ניהול השינויים יש להשביח את תהליך רישום התוכניות וההוראות המתקבלות מהמזמין בשני היבטים עיקריים:

הראשון – רישום תוכניות הביצוע המתקבלות במשך הפרוייקט צריך לכלול תיעוד של השינויים הכלולים בכל תוכנית ולא רק של מספר התוכנית ומועד קבלתה. בחלק מהמקרים הדבר יכול להתבצע על ידי מהנדס האתר, על ידי העתקת "תאור השינוי" שנרשם על ידי המתכנן בצד התוכנית. במקרים בהם תיעוד המתכנן אינו מספיק – על מנהל החוזה לרשום את מהותו של השינוי המתועד בתוכנית בעצמו, לפי הבנתו.

השני – תיעוד של דרישות מזמין המהוות הוראות שינוי. על מנהל החוזה מצד הקבלן להודיע בכתב למזמין על כל דרישה שקיבל (אם באמצעות תוכנית, ואם באמצעות הוראת יומן, פרוטוקול אתר, מכתב, או כל אופן אחר) אשר לפי דעתו מהווה שינוי לחוזה. בשלב זה אין צורך לכמת ולתמחר את השינוי הדרוש אולם עצם תיעוד דרישת השינוי עשוי להשפיע מאוד על היכולת לגבות את תמורת השינוי בעתיד.

לשם סיוע ביעולו של תהליך ניהול שינויים אנו מציעים להעביר את רישום השינויים מטבלאות האקסל המשמשות לשם כך במרבית החברות אל בסיסי נתונים יעודיים המאפשרים הצגה של פרטי השינויים במגוון של חתכים, המסייעים לתעד ולהבין אותם.

על אף החשיבות של רישום השינויים בתוכניות ובהוראות החוזה, הם מהווים רק חלק מניהול תכולת החוזה הקבלני.

ניהול תכולת החוזה מתחיל בפועל מוקדם יותר, בשלב המכרז, כאשר הקבלן בונה לעצמו תמחור פנימי של העבודה שיצטרך לבצע אם יזכה במכרז.

גם אם הדבר אינו מבוצע באופן מסודר ואינו נכתב ומתועד, הרי שבפועל, כאשר הקבלן מתמחר את עבודתו, הוא מניח הנחות שונות לגבי האופן שבו יבצע אותה – אופן המשפיע מאוד על עלות הביצוע. גם אם מסיבות תקציביות הדבר לא נעשה קודם לכן, הרי שלאחר הזכיה במכרז, הפעולה הראשונה שעל הקבלן לבצע הינה לבנות תוכנית עבודה כתובה ומפורטת מאוד, המלווה בלוח זמנים מפורט, אשר שניהם ביחד מתארים בדיוק מה מתכוון הקבלן לבצע ואיך הוא מתכוון למלא את חובותיו החוזיות כלפי המזמין. תוכנית העבודה ולוח הזמנים צריכים בין השאר להסביר כיצד הקבלן מתכוון לבצע את עבודתו באופן היעיל (ולכן – הזול) ביותר, על בסיס מצגיו של המזמין בעת המכרז.

מרגע שהתוכנית הועברה אל המזמין, ואף יותר מכך – מרגע שאושרה על ידיו, היא הופכת, ביחד עם לוח הזמנים שצורף לה, לחלק אינטגרלי של החוזה ומציגה BASE-LINE של כוונותיו של הקבלן ושל האופנים שבהם הוא מתכוון לממש את החוזה.

בהמשך - בכל פעם שהקבלן נדרש לעשות דבר מה השונה ממה שנכתב בתוכנית העבודה, יש בידו תיעוד למה שהתכוון לעשות מלכתחילה, ולכן יש ביכולתו להגדיר בקלות יחסית את השינוי שחל בתכולת עבודתו, לא רק בהיבט של התוצרים שנדרשו ממנו אלא גם בהיבט של הדרכים ושיטות הביצוע שבהן נאלץ להשתמש על מנת לבנות את התוצרים הללו – לעומת הדרכים ושיטות הביצוע שבהן תיכנן להשתמש מלכתחילה.

ניהול תכולת החוזה על בסיס השוואת תוכניות ביצוע לתוכניות מכרז, עוסק בניהול התוצרים שדרש המזמין מהקבלן. לעומתו – ניהול של אופן הביצוע ושיטות הביצוע של העבודה הקבלנית יכול לגעת גם בעלויות קבלניות ניכרות אשר אין להן כל תוצרים שהם מבחינתו של המזמין, ואשר לכן – אין הוא חש כל חובה לשלם בגינן. למשל – אם קבלן מקבל באיחור תוכניות לחיפוי חיצוני של בניין, יתכן שנגרמת לו עלות נוספת של שכירות פיגומים במשך תקופה ארוכה, עד לקבלת התוכנית הזו. מצד המזמין - התוצר שהוא מקבל לא השתנה כלל. מסיבה זו – החשיבות של הגשת תוכנית עבודה ולוח זמנים בראשית הביצוע, המתעדים את העלויות הצפויות לקבלן אשר אינן קשורות לתוצרים שיקבל המזמין, הינה גדולה ביותר.