ניהול שינויים בחוזים הנדסיים

מה הם שינויים בחוזה?

בחוזים "רגילים" ו"פשוטים", כמו חוזים לקניית דירה, מכירת רכב, וכדומה, מניחים ומקווים שני הצדדים בעת חתימתם על החוזה, שהם ימולאו ככתבם וכלשונם על ידי הצד השני. בניגוד לכך, חוזים הנדסיים הינם חוזים בהם ידוע לצדדים מראש כי על מנת שחוזה "יעשה את עבודתו" כראוי, יהיה צורך לשנות אותו עוד מספר פעמים, גם לאחר שכבר נחתם.

העובדה שהחוזה כבר נחתם, והוא מהווה כלשון החוק "גמירות דעת של הצדדים להיכנס בהסכם", אין פרושה שההסכם הינו נקי משגיאות ומסתירות פנימיות, וכי הוא "מכסה" את כל התחומים הדרושים עד להשלמת הביצוע. נהפוך הוא - כיוון שחוזים הנדסיים הינם על פי רוב מסמכים עבי כרס, המכילים מספר גדול של שרטוטים, מפרטים, תנאים חוזיים ונספחים טכניים שונים, אשר נכתבו על ידי מספר גדול של מומחים שונים, כמעט אי אפשר להימנע מהימצאות שגיאות וסתירות ביניהם. שגיאות וסתירות אלו גורמות למצב בו תכולת העבודה שעל הקבלן לבצע איננה מוגדרת היטב. ברגע בו נוצר ספק לגבי תכולת העבודה, יוכל הקבלן לבקש (ואף לקבל…) תוספות תשלום עבור ביצוע אותם חלקים שלא הוגדרו כראוי כנכללים במטלותיו החוזיות. חמור מזה - במידה ושגיאות אלו לא יתבררו בזמן, הן עלולות לפגוע בלוח הזמנים או בטיב הביצוע של הפרויקט כולו.

בפרויקטים גדולים במיוחד (Mega Projects)עשויים מסמכי החוזה לכלול אלפים רבים של עמודי מלל, עשרות אלפי תוכניות ושרטוטים, וכן הפניות למספר אינסופי כמעט של תקנים ישראליים וזרים. נוצר בהם מצב בו יש צורך במומחה מיוחד, מנהל חוזה, רק על מנת לדעת מה הן מחויבויותיו החוזיות של הקבלן ומתי חורגים מהן.

במהלך הפרויקט נציגיו של המזמין, החל מאחרון המפקחים ועד למנהל הפרויקט, שולחים מכתבים, דורשים ביצוע בדיקות, נותנים הוראות ביצוע שונות, ומקיימים תקשורת מסוגים רבים ושונים עם נציגיו של הקבלן. כל אחד ממסמכי התקשורת האלו מהווה מעין "חוזה צדדי" לחוזה העיקרי. לעיתים "החוזה הצדדי" אינו אלא חזרה על הוראותיו של החוזה העיקרי, אך במקרים אחרים הדרישות העולות ממנו הינן דרישות נוספות לאלו של החוזה העיקרי, או אף מנוגדות לו. נציגיו של הקבלן ממלאים אחרי "חוזים צדדיים" אלו, מבלי שהמפקחים מודעים לכך שהם דרשו דרישות שאינן מעוגנות בחוזה, ומבלי שנציגי הקבלן יהיו ערים לכך שיתכן ומה שהם מבצעים אינו כלול כלל במחויבויותיהם.

עבודה שמבצע הקבלן ואשר אינה כלולה בתכולת העבודה החוזית שלו – היא שינוי.

עבודה שכן כלולה בתכולת העבודה אולם מבוצעת תחת תנאים שונים מאלו הנקובים בחוזה – היא שינוי.

עבודה המבוצעת תוך שינוי בשיטת הביצוע המתוכננת ו/או תוך שינוי בלוח הזמנים המתוכנן – היא שינוי.

תכולת העבודה החוזית היא כל מה שכתוב במסמכי המכרז (חוזה, מפרטים, תוכניות, וכו').

למה חשוב לנהל שינויים?

כדי להבין למה חשוב לנהל שינויים כדאי להכיר את "מספרי האצבע" הבאים:

היקף השינויים בפרוייקט ממוצע עומד על כ-20% מהשווי הכספי של החוזה לביצוע אותו פרוייקט.

שיעור הרווח הגלום בפקודת שינויים הנעשית בתנאי מו"מ ולא בתנאי מכרז הינו בממוצע כ- 20%, לעומת כ-3% הגלומים בהצעה של קבלן למכרז.

משלושה נתונים אלה נובע כי בפרוייקט "ממוצע" גלום בשינויים יותר רווח מאשר בכל שאר הפרוייקט יחד וכי רווחיותו של קבלן תלויה בעיקר ביכולתו לנהל את השינויים בין דרישות החוזה לדרישות הביצוע.

מהו ניהול שינויים?

הצעד הראשון הנדרש לקבלן על מנת לנהל שינויים בחוזהו, הינו ביצוע של מעקב שוטף ושל רישום שיטתי של אותן הוראות שניתנו לו על ידי נציגי המזמין בכל הדרגים, ובדיקתן של הוראות אלו אל מול החוזה הקיים. באותם מקרים בהם הוראות אלו מגדירות פערים בין מה שנדרש בחוזה לבין מה שבוצע בפועל, על הקבלן להגיע לסיכום עם נציגי המזמין על כיסוי כספי לפערים אלו. פורמט שיסייע לך להגדיר את הפערים הללו בצורה שיטתית – אפשר למצוא כאן.

כפי שהדברים מתבצעים היום במרבית חברות ההנדסה האזרחית ובמרבית הפרויקטים, עבודות נוספות בהיקף גדול מתבצעות ללא תיעוד וללא תמורה של ממש לקבלן, כדבר של יום ביומו, וזאת משום שאנשי הביצוע בכל הדרגים, מודעים רק לעיתים רחוקות לדקויותיו של החוזה.

ניהול שינויים טוב הוא הדרך הזולה ביותר לקבלן להגדיל את הכנסותיו תוך גידול שולי בצד הוצאותיו.

בהקשר זה חשוב להבין שניהול יעיל של החוזה והשינויים בו הוא חלק חשוב מדרכו של קבלן טוב להציע מחירים נמוכים תמורת ביצוע עבודה יעילה בתנאים נוחים, ולהוסיף על המחירים הללו דרך השינויים, ככל שהתנאים נעשים אופטימליים פחות. מחיר המכרז אותו מבקש הקבלן מייצג את העלות והרווח המבוקשים על ידו במצב בו המזמין מאפשר לו לבצע את העבודה בצורה "חלקה" וללא הפרעות. הוא מספק לו תוכניות בזמן, מעביר לידיו את שטחי העבודה במועד, מתזמן באופן נכון את עבודתו עם זו של אחרים, וכדומה. התנהלות טובה פחות של המזמין, טיבה שהיא מחייבת אז תוספת מחיר על מנת לכסות את העלויות הנוספות שנוצרו לקבלן כתוצאה ממנה.

ניהול חוזי של התכנון

אף ששינויים בחוזה נוצרים כל העת כתוצאה מ"חוזים צדדיים" הנעשים בין אנשים שונים בכל רמות הביצוע של הפרויקט, השינויים הגדולים ביותר הינם בדרך כלל שינויים בתכנון. שינויים אלו קורים כיוון שכמעט לעולם אין הפרויקט יוצא לדרך כאשר כל פרטי התכנון שלו מושלמים, ולעיתים קרובות מתבהרים למזמין חלק מצרכיו רק במהלך הביצוע.

תוך כדי התבהרות זו מעביר המזמין לקבלן תוכניות נוספות, שינויים במפרטי הביצוע, עדכונים ללוחות הזמנים, ועוד ועוד. כמעט לכל שינוי כזה ישנה משמעות כספית, אם גם לא תמיד ברורה מאליה וקלה לחישוב, אשר אותה צריך מנהל החוזה של הקבלן לתעד ולתמחר.

דוגמה לשינוי חוזי –

בפרויקט גדול בישראל נדרש הקבלן לבצע כמויות גדולות מאד של מילוי עפר בשכבות מהודקות לצורך בניית כביש. העפר שהותר למילוי הכיל אבנים בגודל של עד 12 ס"מ, אולם זמן מה לאחר תחילת הביצוע הבחין המזמין כי הדרך ההנדסית שהוגדרה לבדיקות צפיפות העפר אינה מתאימה לחומר בעל אבנים מגודל זה, וכי לכן נוצר מצב בו הקבלן אינו מחויב לבדוק את רמת ההידוק שהוא מבצע. בשונה מההגדרות התכנוניות המקוריות שלו, דרש איפה המזמין להקטין את גודל האבן המותרת ל-8 ס"מ בלבד על מנת לאפשר בדיקות צפיפות. לכאורה מדובר בשינוי קטן, טכני, ובלתי מהותי אשר יכול היה להסגר בין האחראים הטכניים של שני הצדדים, אולם שינויי תכנון כמעט לעולם אינם כאלה, ומהשינוי המתואר לעיל נבעו שינויים נוספים.

השינוי הראשון נגרם עקב כך שהמקור העיקרי לחומרי מילוי בפרויקט היה מרבצי סלע אשר נמצאו לאורך תוואי הסלילה. הדרישה לאבן קטנה יותר הגדילה במידה ניכרת את עלות גריסת הסלעים אשר מהם מיוצרים חומרי המילוי. הקטנה של כ-30% בגודל האבן המותרת מאיטה את הספקי הגריסה בעשרות אחוזים ומעלה את מחירה באופן ניכר. אולם בכך לא די – בעוד שקודם לכן היה הקבלן צריך להניח את חומר המילוי ולהדק אותו מבלי לבדוק את צפיפותו, כעת עליו לבצע בדיקות צפיפות מרובות מאוד, ובכך לייקר במידה רבה את עלויות מעבדת הבדיקה שלו. בנוסף לשני אלה נוצר שינוי שלישי – משך ההידוק מתארך כיוון שיש להמתין לתוצאות בדיקות המעבדה עבור כל שכבה.

להארכה זו של משך הביצוע יש מחיר גבוה משל עצמה הנובע מהפיגור במועד סיום העבודה, ומעלות הקנסות מחד והניהול המתמשך מאידך, הכרוכים בפיגור זה.

***

דוגמאות כמו זו המתוארת כאן עלולות בקלות רבה להפוך לשינוי בלתי מתועד. די בכך שאיש בקרת האיכות של הקבלן יסכים עם עמדתו של מנהל האיכות של המזמין הקובעת שאין אפשרות טובה מספיק לוודא את איכות הידוק החומר, והוראות בדבר שינוי החומר הדרוש עלולות להישלח לעובדי הקבלן. הללו מצדם יעשו את המוטל עליהם בהתאם למפרט החדש, ומכאן והלאה איש לא ישים את ליבו לכך שהחוזה המקורי שונה, והנושא כולו אפילו לא יגיע לידיעת ההנהלה.

ניהול חוזי של פרויקט Design-Build

בחוזים מסוג "תכנון-ביצוע" בהם הקבלן אחראי גם לתכנון ולא רק לביצוע הפרויקט, נוצרת חשיבות מיוחדת לניהול החוזי של התכנון מכיוון נוסף. בחוזי תכנון-בצוע מוגדרות מטלותיו של הקבלן על ידי קריטריוני תכנון המכתיבים את מה שעליו לתכנן (ולא על ידי תוכניות המגדירות את מה שעליו לבצע).

תפקידו הראשון של מנהל התכנון בפרויקטים כאלה איננו לבדוק את טיב התוכניות שהגישו לו משרדי התכנון השונים, כי אם את התאמתן של תוכניות אלו לקריטריוני התכנון שעל פיהם עליהם לעבוד. כיוון שנטיית הלב של כל מתכנן הינה להעדיף תכנון מרצדס על פני תכנון סוסיתא, נוצר לעיתים קרובות סחף תכנוני אשר במהלכו מקבל הקבלן תכנון טוב מידי. תכנון כזה נותן פתרונות טובים לבעיות שאיש לא דרש את פתרונן, תוך השקעת משאבים שאיש לא התכוון להשקיע. תכנון יתר ((Over design בהיקף של 10% ויותר מהעלות הכוללת של פרויקט איננו תופעה נדירה, ובמיוחד הדבר רווח כאשר חוזי התכנון הם עתירי נייר, מסורבלים ולא ברורים כל צרכם. במקרים אלו נוטים המתכננים שלא לקרוא את החוזה כולו אלא לתכנן "כפי שמקובל". קל לנחש שה"מקובל" ו"הנדרש על פי החוזה" אינם עולים תמיד בקנה אחד, ושהפער ביניהם יהיה תמיד לרעתו של הקבלן שהזמין את התכנון.